WHISTLEBLOWING FAQ

Cos'è il whistleblowing e chi è un  whistleblower?

Il whistleblower è il soggetto che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni, e decide di segnalarlo. Il whistleblower svolge un ruolo di interesse pubblico, in quanto dà conoscenza, se possibile tempestiva, all'ente di problemi o pericoli legati agli illeciti segnalati. Il whistleblowing consiste nelle attività di regolamentazione delle procedure atte a proteggere e tutelare l'anonimato dei segnalatori ed incentivare la segnalazione degli illeciti.

Come sono regolamentate in Italia le segnalazioni?

Il Whistleblowing è regolamentato dalla legge 179/2017 sul Whistleblowing nella quale è prevista la tutela per il lavoratore – dipendente pubblico e privato – che segnali la commissione di un reato ai soggetti preposti (whistleblowing), proteggendolo contro le eventuali ritorsioni da parte di colleghi o superiori.

Qual è il ruolo dell'OdV nel Whistleblowing?

Soffermando l'attenzione al solo settore privato, la Legge 30 novembre 2017, n. 179 ha previsto l'integrazione dell'art. 6 del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, recante "Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica", al fine di prevedere una puntuale tutela per tutti quei dipendenti e/o collaboratori di società che abbiano segnalato illeciti di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito delle proprie mansioni lavorative.

In particolare, ai sensi del nuovo articolo 6 del Decreto 231, i Modelli di organizzazione, gestione e controllo adottati ai sensi del Decreto 231 dovranno essere integrati al fine di prevedere, misure volte a garantire la tutela del segnalante da atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante e, più in generale, un uso puntuale e non abusivo del nuovo strumento di segnalazione.

Il fulcro della nuova norma è rappresentato dall'obbligo – previsto dall'art. 6, comma 2-bis lett. a e b, del Decreto 231 – di prevedere adeguati canali informativi che consentano ai segnalanti di "presentare, a tutela dell'integrità dell'ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti".

A tale riguardo, dalla lettura del riformulato articolo 6 del Decreto 231 si può pacificamente desumere che l'Organismo di Vigilanza istituto ai sensi del Decreto 231 si trovi, nel neonato sistema di whistleblowing "231", a svolgere un ruolo cruciale.

Quali fatti o atti possono essere oggetto di una segnalazione?

Sono considerate rilevanti tutte le segnalazioni relative a comportamenti, rischi, reati, irregolarità inerenti al decalogo dei reati di cui al Dlgs. 231/2001.

A titolo esemplificativo, riportiamo di seguito un elenco delle diverse tipologie di illeciti che è possibile selezionare all’atto di creazione di una segnalazione:

• Corruzione
• Istigazione alla corruzione
• Truffa in danno dello Stato
• Accesso abusivo ad un sistema informatico
• Abuso firma elettronica
• Falso in bilancio
• Riciclaggio
• Dichiarazioni false all’autorità giudiziaria
• Violazioni in materia ambientale
• Sfruttamento del lavoro nero
• Assunzione di soggetti con permesso di soggiorno irregolare
• Violazioni del Codice Etico

Le segnalazioni anonime sono ammesse?

È da rilevare che la norma, preveda la riservatezza e non l'anonimato. Il dipendente o collaboratore o chiunque voglia segnalare un illecito deve quindi dichiarare le proprie generalità che saranno mantenute riservate.

È prevista ad ogni modo una modalità di segnalazione che non prevede la registrazione (modalità anonima), modalità su cui peraltro si fonda una buona parte delle segnalazioni.

Le modalità di ricezione e la gestione di queste segnalazioni se non supportate dalla manifestazione della propria identità e da prove certe, hanno tuttavia trattamenti diversi rispetto a quelli specificamente previsti dalla legge sul whistleblowing.

La possibilità di anonimato può causare un eccessivo numero di segnalazioni?

L'anonimato può rivelarsi utile in quanto culturalmente si è diffidenti alle modalità di gestione dei dati personali e perché anche le segnalazioni anonime possono contenere informazioni e fatti di importanza rilevante o comunque da approfondire. L'approfondimento può essere svolto tramite la piattaforma interagendo in maniera anonima con il segnalante stesso.

Al fine di ricevere segnalazioni ben circostanziate, indubbiamente è utile predisporre delle precise procedure interne, indicando le casistiche che possono essere prese in considerazione e precisando che le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione solo se sufficientemente dettagliate.

In ogni caso, all'interno del software, le segnalazioni anonime sono distinte da quelle provenienti da utenti registrati e possono essere trattate secondo le modalità indicate dall'ente.

Come viene gestita l'identità del mittente della segnalazione?

Le segnalazioni e l'identità del segnalante che effettua una segnalazione sono altamente riservate. Il software registra tutte le attività e gli accessi.

Il software genera inoltre l'impronta del messaggio che viene inviata via mail o pec al segnalante al fine di garantire che le segnalazioni inoltrate siano inalterate e non modificabili.

Dal punto di vista informatico è quindi garantita l'assoluta inviolabilità dei sistemi e la massima riservatezza.