INFORMATIVA ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 Regolamento (UE) 2016 /679 (GDPR)
PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI IN RELAZIONE ALLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING” in base alle previsioni contenute nel D.lgs. 24/2023
Ciascuna Società del Gruppo BCUBE, in qualità di Titolare del trattamento desidera informarLa, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali, che, in ottemperanza al D.lgs 24/2023, (Decreto Whistleblowing) ha affidato al fornitore Digital PA l’installazione di una piattaforma tecnologica per il servizio di gestione tecnica-operativa delle segnalazioni whistleblowing, debitamente nominato responsabile del trattamento ex art. 28 Regolamento UE 679/2016.
Tipologia di dati personali trattati
La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati giudiziari relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).
Finalità e modalità del trattamento dei dati personali
I dati forniti per segnalare, nell’interesse dell’integrità della Società, presunte condotte illecite delle quali il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con la Società, verranno trattati dalla Società per gestire tali situazioni. I dati personali acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate.
I dati sono trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza dei fatti oggetto della segnalazione, nonché, se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.
Il trattamento dei dati viene effettuato attraverso strumenti informatici in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza.
Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.
Base giuridica del trattamento dei dati personali
La base giuridica del trattamento è rappresentata dagli obblighi dettati dal D. Lgs. 231/2001, dal D. Lgs. 24/2023 e dalla normativa e dai regolamenti comunque applicabili in materia.
Per questo motivo, i Dati Personali forniti verranno trattati solo se:
➢ il trattamento è necessario per eseguire le attività di verifica ed indagine in ordine alla segnalazione, alla denuncia di presunte condotte illecite e/o irregolarità e per adottare i necessari provvedimenti;
➢ adempiere ad obblighi di legge di cui al D.Lgs. 231/2001 e al D.Lgs. 24/2023;
➢ il trattamento è necessario per proteggere gli interessi o diritti fondamentali del segnalante o quelli delle persone coinvolte dalla segnalazione;
➢ il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse della Società o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato.
Periodo di conservazione dei dati personali
Come previsto dall’art. 14 del D.lgs. 24/2023 i dati personali sono trattati e conservati per il tempo necessario alla trattazione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione all’Organismo di Vigilanza 231.
Destinatari / Categorie di destinatari dei dati
I dati personali raccolti sono trattati, per quanto di propria competenza, dall’Organismo di Vigilanza (ODV), quale owner del processo di gestione delle segnalazioni come previsto dalla Procedura Whistleblowing adottata dalla Società e da personale della Società nominato persona autorizzata al trattamento dei dati personali.
Trasferimento dati verso un paese extra UE
I dati personali non saranno trasferiti in paesi fuori dell’Unione Europea
Diritti degli interessati
L'interessato, nella persona del segnalante, potrà esercitare, rivolgendosi direttamente al DPO al contatto sotto riportato, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal Regolamento UE 2016/679, come espressi dagli artt. 15 e ss., ivi inclusi:
- ricevere conferma dell’esistenza dei propri dati personali e accedere al loro contenuto (diritto di accesso);
- aggiornare, modificare e/o correggere i propri dati personali (diritto di rettifica);
- chiederne la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati, (diritto all'oblio e diritto alla limitazione);
- proporre reclamo all'Autorità di controllo in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali.
Per esercitare tali diritti l’interessato può rivolgersi al Titolare o al Responsabile della Protezione dei Dati (di seguito “Data Protection Officer” o, in breve, “DPO”), inviando un’e-mail a dpo.gdpr@bcube.com.
Casale Monferrato, 15.03.2024
